Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению администра-тивно-распорядительной деятельности директора учреждения.
• Организует проведение телефонных перего-воров и видеоконференций директора.
• Организует служебные командировки директора.
• Ведет учет времени, фактически отработанного работниками отдела АУП.
• Информирует директора об обращениях работников учреждения по рабочим и личным вопросам, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Организует встречи трудового коллектива с директором.
• Организует обмен информацией между заместителями директора, структурными подразделениями учреждения и директором.
• Организует личный прием посетителей (граждан, представителей организаций по предварительной записи) директором.
• Выполняет работу по подготовке совещаний, заседаний, иных мероприятий, проводимых при участии директора.
• Ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
• Передает зарегистрированные документы в соответствии с принятым решением (резолюцией директора (лица, его замещающего)) в структурные подразделения учреждения и(или) конкретным исполнителям.
• Ведет учет и контроль получения руководителями и(или) специалистами структурных подразделений учреждения – ответственными исполнителями документов, переданных для исполнения, учета; обеспечивает получение ответственными исполнителями документов посредством раскладки документов в ячейки.
• В приемной директора контролирует своевременное получение документов последними.
• Ведет журнал учета местных командировок работников учреждения.
• Регистрирует распорядительные документы по основной (профильной) деятельности учреждения в соответствующем журнале.
• Проверяет правильность и точность оформления подготовленных работниками учреждения проектов документов, личных заявлений, передаваемых директору (лицу, его замещающему) на подпись, обеспечивает их качественное редактирование (в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами), исключает дублирование информации.
• Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль;
• информирует работников учреждения об истечении срока исполнения поручений директора; фиксирует исполнение поручений; 
• Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в учреждении.
• Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
• Подготавливает проекты распорядительных и информационно-справочных документов (инициативные письма, докладные и служебные записки, акты и другие документы) по поручению директора.
• Своевременно проводит ознакомление работников учреждения с организационно-распорядительными документами учреждения, иными документами, требующими ознакомления.
• Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации, полученной служебной информации.
• Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Ведет электронный документооборот (ЕСЭДД).

Требования:

• Образование - высшее
• Опыт работы - не менее двух лет выполнения работ по организационномуи документационному обеспечению деятельности руководителя организации
• Секретарь руководителя должен обладать функциональными знаниями и умениями, включающими:

• принципы и правила планирования рабочего времени;

  умение вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

  умение применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

  знание общих требований к номенклатуре дел, методики ее составления и оформления;

  правила сервировки чайного (кофейного) стола;

  методы оформления и обработки документов;

  умение использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

  умение использовать современные технологии сбора и передачи информации;

  умение использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

  умение принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

  умение работать с компьютером, электронной почтой, браузерами, пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

  умение использовать в работе справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику.