Обязанности:
-
Принимать поступающую в Учреждение корреспонденцию для первого заместителя директора. Осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Учреждении порядком, передать ее после рассмотрения первым заместителем директора в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.Контроль качества подготовки представляемых на подпись первому заместителю директора документов, в частности, на предмет их корректного составления, надлежащего согласования утверждения необходимым числом лиц в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Учреждения.
-
Отправлять документацию по адресатам, доводить принятые первым заместителем директора решений до непосредственных исполнителей.
-
Обеспечение печатания и размножения служебных документов.
-
Обеспечение сохранности документов.
-
Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции, поступающей первому заместителю директора, осуществление контроля своевременного соблюдения сроков исполнения документов
-
Осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности (телефон, факс и т.п.).
-
Обеспечение приема телефонных звонков, соединения первого заместителя директора с абонентами, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.
-
Сбор необходимых первому заместителю директора сведений от подразделений, работников, вызов их по его поручению.
-
Обеспечение рабочего места первого заместителя директора необходимыми средствами организационной и вычислительной техники, канцелярскими принадлежностями, инвентарем в соответствии с установленным в Учреждении порядком.
-
Организация приема посетителей первым заместителем директора.
-
Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок первого заместителя директора.
Требования:
- Опыт работы от 1 года
- Высшее профессиональное образование любого профиля;
-
Владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникациии связи.