Секретарь / Офис-менеджер / Делопроизводитель

Обязанности: ​​​​Мы ищем ответственного, целеустремлённого и надёжного сотрудника, готового развиваться и осваивать новое. Если вы ищете место, где можно целый день проводить в соцсетях, эта вакансия не для вас. Мы ценим вовлечённость и ждём человека, который станет важной частью команды и будет активно участвовать в жизни компании. Работа предполагает полную рабочую нагрузку и включает три ключевых направления. Вы можете специализироваться на одном из них или совмещать задачи в зависимости от потребностей офиса. 1. Роль секретаря: административная и организационная поддержка офиса Главная задача обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь сотрудникам эффективно выполнять свои задачи. В ваши обязанности будет входить: приём и распределение телефонных звонков, корреспонденции и электронной почты; организация и ведение делопроизводства: архивирование документов, составление отчётов; планирование и организация встреч и совещаний (включая бронирование переговорных комнат и оповещение участников); подготовка и рассылка документов: писем, презентаций, отчётов; управление календарём руководителя и координация его расписания; ведение базы данных контактов; заказ канцелярских товаров и других необходимых материалов. 2. Роль офис‑менеджера: организация и координация работы офиса Вы будете отвечать за комфортные и эффективные условия работы всего коллектива. В обязанности входит: организация рабочих процессов и поддержание оптимальных условий в офисе; управление офисным оборудованием и поставками: контроль состояния и обеспечение исправной работы техники; обслуживание гостей и клиентов: встреча посетителей, предоставление информации, обеспечение комфортного пребывания (включая подачу чая и кофе); решение организационных вопросов: подготовка совещаний и обслуживание мероприятий; участие в финансовых задачах: планирование бюджета для офисных нужд, контроль расходов, сбор информации для бухгалтерии; оперативное решение текущих проблем и запросов сотрудников, помощь в непредвиденных ситуациях. 3. Роль делопроизводителя: документационное сопровождение деятельности организации Ваша задача — обеспечить грамотное ведение документации в соответствии с нормативными требованиями и внутренними регламентами компании. Обязанности включают: выполнение поручений руководства: составление писем, доверенностей, заявлений, накладных и других документов, а также личных поручений руководителей; подготовка деловых встреч и совещаний; ведение документации: создание, обработка и систематизация офисной документации (входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и т. д.); регистрация корреспонденции: отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта; подготовка и редактирование документов: набор и редактирование текстов, подготовка служебных записок, писем, докладов и презентаций; архивирование документов: организация архива, обеспечение сохранности и быстрого доступа к документам; координация рабочих процессов: распределение задач между сотрудниками, контроль выполнения поручений; поддержка в организации совещаний и мероприятий: помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других событий; взаимодействие с другими отделами: обеспечение связи между подразделениями организации и внешними контрагентами, помощь проектному отделу в оформлении документов; обработка информационных запросов: предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним контрагентам; участие в оформлении трудовых отношений: помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками и командировками сотрудников. Опыт работы кадастровым инженером будет преимуществом для трудоустройства. Требования: Работать- Ok. Работа в команде. Способность выполнять работу в срок. Ориентированность на качество работы. Доброжелательность. Работа в программах :Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, MapInfo. Оконченное высшее образование. Условия: Полный рабочий день на территории работодателя с 9:30 до 18:30, 5/2; (возможно согласование графика работы); Постоянная работа; Испытательный срок до 1 месяца (полная оплата); Оформление по ТК; Молодой и дружный коллектив; Работа в офисе (ст. метро Пушкинская); Полный рабочий день на территории работодателя.