Бизнес-ассистент / Документовед/Помощник генерального директора

«Парус» — это 18 лет безупречной репутации в премиум-сегменте фитнес-индустрии. Мы создаём пространство, где ценят качество, внимание к деталям и безупречный сервис. Наши стандарты — как в лучших отелях мира, а атмосфера — как дома. Мы ищем не просто «помощника» в классическом смысле. Мы ищем человека с современным мышлением, помощника управленческого контура, который возьмёт на себя организацию и контроль, мыслит системно, не боится новых инструментов и разделяет наши ценности. 🔹 Цель роли Обеспечивать безупречный документооборот, бесперебойную работу офиса и сопровождать деятельность генерального директора в управлении клубом: фиксировать управленческие решения и контролировать исполнение задач, чтобы руководитель мог сосредоточиться на стратегии. Это не роль «бегунка». Это роль вдумчивого, организованного профессионала, который выстраивает порядок и берёт на себя ответственность за процессы. 🔹 Обязанности 1. Документация и организация офиса 1. Документооборот и делопроизводство (ключевой фокус) Подготовка и оформление: разработка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, доверенностей, актов. Проверка правильности оформления реквизитов, соответствия внутренним стандартам. Систематизация архива. Систематизация и архивирование: формирование номенклатуры дел, текущее хранение документов, подготовка и сдача дел в архив, обеспечение быстрого поиска любого документа. Контроль движения: отслеживание сроков согласования, подписания и возврата документов, напоминания ответственным лицам о приближении дедлайнов. Экспедирование: отправка исходящей корреспонденции, контроль получения входящей. Ведение протоколов совещаний, фиксация решений, постановка задач. Ведение календаря руководителя: встречи, звонки, переговоры, командировки. Контроль соблюдения внутренних регламентов. 2. Постановка и контроль задач Распределение задач между сотрудниками по итогам совещаний. Мониторинг сроков исполнения, напоминания ответственным. Ведение реестра проектов и поручений для руководителя. Подготовка еженедельных и ежемесячных отчётов по выполнению задач. 3. Взаимодействие с командой и координация Координация внутренних коммуникаций, доведение инструкций и уведомлений до сотрудников. Помощь коллегам в оформлении документов и прохождении внутренних процедур. Первичная фильтрация вопросов, поступающих к генеральному директору, с целью оптимизации его времени. 🔹 Требования Обязательные: Опыт работы в документообороте, делопроизводстве, канцелярии или в роли помощника руководителя с активной работой с документами от 3 лет. Глубокое знание правил оформления документов. Высшее образование (экономическое, юридическое, психологическое или управленческое). Уверенное владение офисным ПО: Word, Excel, Google Workspace, 1С, CRM-системы. Навык грамотной фиксации задач и контроля дедлайнов — вы умеете превращать хаос совещания в чёткий план с ответственными и сроками. Высокая ответственность, организованность, безупречное внимание к деталям. Развитые коммуникативные навыки, умение взаимодействовать с сотрудниками разных уровней — от линейного персонала до топ-менеджмента. Ключевые преимущества (факторы успеха в нашей команде): Современный взгляд на бизнес и жизнь в целом. Вы не живёте в парадигме «всегда так делали», вам интересны новые подходы, вы гибки и адаптивны. Умение работать с ИИ. Вы не боитесь нейросетей, умеете формулировать запросы (промты) в ChatGPT, YandexGPT или аналоги для подготовки текстов, структурирования информации, создания шаблонов и автоматизации рутины. Это не хайп, а реальный инструмент повышения эффективности. Опыт работы в сервисной индустрии (фитнес, отельный бизнес, рестораны, премиальный ритейл) или в крупных компаниях с выстроенными бизнес-процессами. Навык ведения протоколов совещаний и подготовки управленческой отчётности для первого лица. Базовое понимание бизнес-процессов фитнес-клуба (ФОТ, графики работы, 1С, учёт), осознание важности кросс-функционального взаимодействия. 🔹 Мы предлагаем Заработная плата Уровень обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от квалификации (вилка указана при отклике). График Полный день, офис в фитнес-клубе, 5/2. Корпоративная культура Работа в стабильной компании премиум-сегмента, где ценят системность, современный подход и долгосрочные отношения. Никакой бюрократии. Условия Современный офис, удобная локация, корпоративный фитнес, скидки на обучение и развитие Перспективы Возможность профессионального роста, развития в сфере управления и административной поддержки топ-менеджмента. Работа рядом с сильным руководителем — лучшая школа. 🔹 Как откликнуться Мы ценим ваше время и хотим сразу понять, насколько нам комфортно будет работать вместе. При отправке резюме, пожалуйста, в сопроводительном письме кратко ответьте на три вопроса: С какими системами документооборота вы работали? Какая из них вам нравится больше всего и почему? Используете ли вы в работе нейросети (ChatGPT, YandexGPT и др.)? Приведите пример, как ИИ помог вам решить рабочую задачу быстрее или качественнее. Опишите одним абзацем самый сложный многозадачный проект, который вы сопровождали в роли помощника руководителя. В чём была сложность и как вы с ней справились?