Секретарь

Обязанности: Прием, регистрация, хранение входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности и других внутренних документов. Получение, оформление и отправка корреспонденции курьерскими службами и Почтой России. Прием входящих звонков, фиксация информации и передача в соответствующие подразделения. Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Заказ воды. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю. По поручению руководителя составление писем, запросов, приказов и распоряжений, эфирных справок и других документов. Подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке), оформление протокола совещаний(редко). Соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации руководителю организации. Составление ежемесячного отчета для ВГТРК. Ежемесячные оформление гражданско-правовых договоров: своевременное подписание документов у сотрудников, учет и хранение + ежеквартальная сдача отчетности (отсканировать, подшить). Организация командировок руководителя и сотрудников организации: регистрация на мероприятия, поиск и бронирование оптимального варианта для проживания, организация трансфера, после - сбор закрывающих документов у контрагентов, передача в бухгалтерию. По необходимости составление служебок для авансового отчета. Фиксация в рабочем календаре деловых встреч, совещаний и звонков руководителя организации, контроль дедлайнов и своевременное напоминание по просьбе руководителя. Организация участия в профессиональных конкурсах: подготовка пакета документов, сбор материалов, контроль оплат и после окончания конкурса – сбор закрывающих документов. Выполнение отдельных служебных поручений руководителей структурных подразделений. Ежеквартальная подготовка приказов по авансовым отчетам в организации по поручению бухгалтерии. Оформление доверенностей на сотрудников организации в различные организации, служебных заявлений на возврат средств. Помощь редакции в оформлении аккредитаций на официальные мероприятия (форумы, выборы, пресс-конференции ВВП и т.п.) Требования: грамотная устная и письменная речь; знание делового этикета; знание документооборота и СЭД; уверенное пользование ПК, оргтехникой и офисными программами; коммуникабельность; знать специфику профессии и иметь опыт не менее 1 года; Условия: график работы 5/2 полный рабочий день работа в стабильной компании; оформление по ТК РФ; дружный коллектив