Обязанности: По поручению руководителя подготовка, в том числе совместно с работниками структурных подразделений, служебных записок, писем, запросов, справок и других материалов. Получение в установленном порядке поступившей на имя руководителя корреспонденции. Проверка комплектности документов, передача их на рассмотрение руководителю и направление в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Прием и передача документов с использованием различных средств связи, печать и тиражирование материалов. Обеспечение контроля за своевременным рассмотрением и представлением руководителю структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка комплектности и правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись в электронном виде и на бумажных носителях. Обеспечение контроля за исполнением поручений руководителя и сроками согласования проектов документов, в том числе в Системе автоматизации делопроизводства ПАО «Газпром». Формирование и ведение дел в соответствии с установленным порядком и номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдачи в архив или уничтожения в установленные сроки. Выполнение обязанностей лица, ответственного за обработку персональных данных и конфиденциальное делопроизводство в Управлении в соответствии с действующими Положением об обработке персональных данных в ПАО «Газпром» и Инструкцией по работе с конфиденциальными документами в ПАО «Газпром». Организация проведения телефонных переговоров руководителя, видео-конференц-связи, фиксация и своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по всем имеющимся каналам связи. Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов и их тиражирование, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и их регистрация), оформление протоколов и обеспечение их хранения. Ведение графика мероприятий (встреч, совещаний, командировок) с участием руководителя. Подготовка документов на командирование руководителя и работников Управления Ведение табеля учета рабочего времени. Участие в формировании (согласовании) графика отпусков, организация работы по его соблюдению, уведомление работников о времени начала их отпуска. Оформление заявок для пропуска посетителей и автотранспорта. Осуществление работы по поддержанию функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя. Организация рабочего места руководителя. Обеспечение руководителя справочниками, хозяйственными и канцелярскими принадлежностями. Организация работы с посетителями в приемной руководителя. Требования: Высшее образование (уровень – бакалавриат и выше). Стаж работы по специальности (секретарь, делопроизводитель) не менее 1 года. Готовность к ненормированному рабочему дню, к условиям многозадачности. Мы ищем не личного ассистента руководителя, а именно секретаря-делопроизводителя. Желателен опыт работы с ПД, КТ. Отличное знание делопроизводства, грамотный русский язык. Условия: Конкурентные условия оплаты; Расширенный социальный пакет.
Похожие вакансии