Секретарь коммерческой службы

Обязанности: организационное обеспечение деятельности Коммерческой службы (КС): организация и планирование рабочего календаря; подготовка к встречам и совещаниям, телефонным переговорам и видеоконференциям; подготовка различной информации, отчетных данных для КС (разовые поручения); оптимизация использования рабочего времени Коммерческого директора: контроль готовности сотрудников к рабочим встречам, подготовка необходимой информации и документации для проведения совещания; прием и распределение поступающих звонков, корреспонденции и документации. Подготовка ответов авторам писем, адресованных руководителю; организация командировок сотрудников КС: заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфер, оформление в базе 1С, оформление финансовых отчетов по командировке Коммерческого директора; подготовка отчетов и презентаций с аналитикой по результатам работы подразделений КС; разработка проектов документов (распоряжений, приказов и т.п.) по деятельности КС; организационная и административная поддержка отраслевых конференций (выставки, конференции и форумы): оформление участия, заключение договоров, контроль оплаты счетов и получение закрывающих документов; аренда конференц-залов, заказ питания (кофе-брейки, обеды); контроль хода постановки и выполнения задач сотрудниками КС; работа с внешними поставщиками услуг: переводчиками, дизайнерами и типографиями (организация изготовления презентационных материалов по готовым макетам (каталоги, буклеты)); работа с сервисом корпоративного такси (Яндекс); управление документооборотом КС. Наш будущий сотрудник владеет: навыками рационального планирования и распределения своего рабочего времени; базовыми знаниями в области экономики, права, финансов, делового этикета; знаниями основ ведения переговоров (в том числе телефонных), деловой переписки, договорной работы; основами делопроизводства; знаниями, что такое договор, спецификация, доп. соглашение, счет, товарная накладная, счет-фактура и знает, что с ними делать; офисным программным обеспечением (MS Office) на уровне уверенного пользователя; английским языком (не ниже B1). Наши ожидания: высшее/незаконченное высшее образование; ответственность; активная жизненная позиция; умение структурировать данные; грамотная устная и письменная речь; умение переключаться между разными задачами; коммуникабельность и доброжелательность; умение договариваться; стрессоустойчивость. Мы предлагаем: полный рабочий день с 09:00 до 18:00, 5/2; комфортное рабочее место в современном офисе уровня А+; профессиональный коллектив; возможность развиваться, предлагать и внедрять свои идеи; конкурентная заработная плата; социальный пакет после завершения испытательного срока (на выбор: ДМС, компенсация питания, компенсация проезда, курсы английского языка); трудоустройство в соответствии с ТК РФ, полностью "белая" зарплата; премирование по результатам работы; свой кафетерий, оборудованная столовая (можно со своей едой); офис: Санкт-Петербург, ул. Маяковского.