Руководитель секретариата

В группу HRD открыта вакансия Руководителя секретариата г. Санкт-Петербург. Обязанности: руководство секретариатом - 3 офис-менеджера, курьерская служба. полная административная поддержка руководителей компании (планирование рабочего дня, организация встреч, совещаний, поездок, представление интересов в организациях, подготовка документации и пр.); фиксация, систематизации, контроля исполнения договоренностей, обязательств, выданных поручений и приказов руководителем исполнителями; проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения; осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Организации (телефон, факс и т. п.); travel-support для руководителей (отели, визы, трансферы, вип трансферы, сопровождение, регистрация на выставки, мероприятия); поиск любой информации в Интернете, заказ товаров и услуг для руководителя; обеспечение, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации; осуществление подготовки необходимых документов. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации; работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; внедрение и контроль системы электронного документооборота на базе 1C: CRM, а также бумажного документооборота между подразделениями компании; разработка рабочих инструкций, шаблонов и форм в системе электронного документооборота; работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и других руководителей; ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний; по поручению Руководства осуществление подготовки проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Организации в целом; принятие телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксация полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения; подготовка к совещаниям и заседаниям, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); организация эффективного и культурного обслуживания посетителей, обеспечение и создание для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты, пр.); Требования: высшее образование; отличные управленческие навыки: планирование, организация, мотивация, контроль, умение найти подход к людям; контроль и учет обеспечения и сопровождения бизнеса; современный деловой этикет, стандарты и обычаи делового оборота, современные средства и устройства коммуникаций; грамотная устная и письменная речь; ухоженный внешний вид, доброжелательность, многозадачность; проактивность, развитый интеллект в том числе эмоциональный; знание основ делопроизводства, менеджмента, опыт внедрения и сопровождения отдельных бизнес-процессов, опыт работы с электронным документооборотом; знание ГОСТов (юридических, организационных, управленческих и бюджетных. отличное знание офисных программ и техники, программы 1С, высокая скорость печати; навыки деловой коммуникации (переписка, презентации, переговоры); знание делового этикета, грамотная речь готовность к ненормированному рабочему дню при необходимости, готовность к командировкам; желательно владение английским языком. Условия: Трудоустройство по ТК РФ Стабильная заработная плата Гибкое начало рабочего дня: возможность корректировать начало с 8.30 по 10.00 Работа в команде профессионалов Комфортные условия труда Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом