Офис-менеджер/секретарь

Обязанности: Выполнение поручений руководства · Документооборот – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, регистрация корреспонденции; · Организация командировок – подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными авиа и ж/д билетами, бронирование отелей, аренда авто и т. п; · Организация онлайн и офлайн совещаний; · Проверять и в случае необходимости редактировать(по согласованию) документацию в отношении орфографии, смещения, переносов, даты, нумерации, поступающих на утверждение руководителем; · Контроль за подписанной документацией (юридические, бухгалтерские документы), обеспечение сохранности документации и своевременная передача ее в отделы или в архив; · Распределение по отделам поручений/распоряжений, передача распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, запросы и иные виды документации; · Контроль работы сотрудников, своевременное исполнение поступивших поручений/распоряжений руководства; · Организация и поддержание функционального рабочего пространства в приемной и кабинете руководителя; · Обеспечение руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, орг. техникой и т.д.; · Взаимодействие со структурными подразделениями, обеспечивающими бесперебойную работу орг. техники и программного обеспечения офиса; · Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно. Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя; · Контроль правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности; · Ведение почтовой переписки по средствам электронной почты. Контроль за корреспонденцией через Почту России и курьерские службы; · Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов; Требования: · Высшее образование. · Знание делопроизводства. · Безупречная грамотность, хорошо поставленная речь. · Знание правил телефонных переговоров. · Навыки работы с оргтехникой. · Продвинутый пользователь MS Office. · Личные качества: адекватность, доброжелательность, соблюдение субординации, понимание значения делового этикета. Условия: · Официальное оформление с первого дня работы; · Полностью "белая" заработная плата, выплаты з/п 2 раза в месяц на банковскую карточку; · График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 с обеденным перерывом на 1 час; · Оформление по ТК РФ; · Премирование несколько раз в год; · Полный соцпакет, оплата отпуска и больничных; · ДМС после 1 года работы; · Дружный коллектив; · Шаговая доступность от ст. метро Пл. Мужества О компании: Проектная организация ищет Офис-менеджера, Секретаря. Ищем ответственного, внимательного, грамотного, спокойного, адекватного , умеющего слушать и думать, человека. Нам нужен тот, кто хочет работать, готов профессионально развиваться, учиться новому в хорошем дружелюбном коллективе.