Специалист (Отдел документационного обеспечения)

Обязанности: Копирует и сканирует документы в целях производственной необходимости, отправляет и получает корреспонденцию по электронной почте и по факсу. взаимодействует с почтовыми отделениями и курьерскими службами по вопросам отправки и получения заказной корреспонденции, бандеролей, посылок, экспресс доставки; Обеспечивает оформление отправок корреспонденции в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, осуществляет контроль за доставкой; Запрашивает у контрагентов входящие номера на отправленный исходящие письма; Обеспечивает регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений Общества с системе ЭДО; Осуществляет регистрацию внутренних протоколов совещаний под председательством генерального директора в СЭД и внесение в СЭД протокольных поручений, а также рассылку исполнителям внутри Общества; Формирует дела с исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности Общества в соответствии с номенклатурой дел Общества; Формирует пообъектную переписку в соответствии с инвестиционной программой Общества; Осуществление вычитки проектов исходящих и внутренних документов с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера; Соблюдает порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации, принимает меры о недопущению разглашения информации; Бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников Общества, заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует доставку этих билетов в Общество и выдает командируемым работникам Общества; Принимает участие в комплектовании архива Общества управленческими документами постоянного и долговременного сроков хранения; Взаимодействует с контрагентами по вопросам предоставления первичных отчетных документов по договорам, относящимся к компетенции отдела; Выполняет функции системного технолога СЭД «ДЕЛО»: наполнение и изменение содержимого делопроизводственных справочников системы; настройка системы в соответствии с принятыми в Обществе правилами делопроизводства, контроль соблюдения Пользователями порядка работы в СЭД; анализ и исправление ошибок в работе Пользователей, консультирование Пользователей СЭД по вопросам работы в СЭД; корректировка проектов локальных нормативных актов Общества, регламентирующих работу в СЭД; взаимодействие с интегратором системы по вопросам совершенствования и доработки СЭД, разработки и отладки отчетных форм с привлечением в случае необходимости Системного администратора. Требования: высшее образование, предпочтительно делопроизводство, архивоведение, журналистика, филология; опыт администрирования СЭД «Дело»; будет вашим преимуществом: обучение по программам порядка обращения с коммерческой тайной и персональными данными; знание компьютерных программ: СЭД "ДЕЛО", 1С Документооборот, MS Office, Консультант +; будет вашим преимуществом: опыт работы делопроизводителем в строительной сфере; личные качества: аккуратность, внимательность, пунктуальность, педантичность, исполнительность, ответственность, организованность и внимание к деталям, грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность, компьютерная грамотность. ​​​​​​​ Условия: срочный трудовой договор от 1 года (с возможностью пролонгации); график работы: пн-пт с 09:00 до 18:00; испытательный срок 3 месяца; ДМС после успешного прохождения испытательного срока; возможность профессионального и карьерного роста.