Помощник генерального директора

Обязанности: Организовывать работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора. Контролировать точность и срок выполнения указаний и поручений Генерального директора. Принимать и, при необходимости, перенаправлять поступающие телефонные звонки. Контролировать организацию проведения телефонных переговоров генерального директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Контролировать регистрацию корреспонденции, передачу ее на рассмотрение генеральному директору в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовку ответов, отправку исполненной документации по адресатам. Контролировать ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции. Вести рабочее расписание генерального директора. Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора. Регистрировать приказы и распоряжения и др., знакомить сотрудников компании с ними, собирать листы ознакомления. В соответствии с установленными нормами и правилами заверять все необходимые документы. (При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставлять заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.) Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Контролировать обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Контролировать формирование управленческой документации в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и своевременной передаче в архив. Осуществлять внедрение прогрессивных технологических процессов работы с управленческими документами и документированной информацией. Участвовать в разработке нормативных методических документов по ведению делопроизводства, унифицированных систем документации, а также классификаторов документированной информации. Контролировать систематизацию и текущее хранение управленческих документов в соответствии с номенклатурой дел. Оказывать консультативную помощь работникам Организации по вопросам делопроизводства. Требования: Образование высшее Релевантный опыт работы от 5 лет Обязательно знание: Законодательных и нормативных правовых актов, методических документов касающихся деятельности Организации, делопроизводства и хранения документов. Стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации Схемы организации документооборота Организации, в т. ч. электронного. Порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческой документации. Основ законодательства о труде.Основ организации труда и управления.