Административный ассистент

Обязанности: Вести архив документации: все значимые документы (проекты, ИД, договоры, паспорта на оборудование и материалы, квалификационные документы , генеральные планы, планы сетей) – сканирование, размещение в соответствующей папке на сервере, отправка активной ссылки сотрудникам в письме, с указанием какой документ был добавлен на сервере) Организовать и вести бумажное хранилище (создать папки, сшивка, уничтожение неактуальных документов). Вести электронный каталог документации (какой документ, на какой полке, в какой папке лежит) Вести прием, передачу адресату, учет/регистрацию (при необходимости) и хранение исходящей и входящей документации (первичная документация, договоры, проектная документация, письма – небольшой объем). Готовить проекты писем, запросов, заявок (на основе готовых шаблонов), касающихся деятельности компании в целом. Принимать товары в складской программе по накладным (программа новая, обучаем); Решать вопросы офисного обеспечения (заказ канцелярии, воды, взаимодействие с клинингом, с курьерскими службами, почтовые отправки – передача оформленных для отправки конвертов в приемную, решение мелких бытовых вопросов). Отправлять корреспонденцию (писем, заявок, приглашений и др.) по просьбе работников (по почте, электронной почте). Выполнять копировально-множительные работы на офисной технике Выполнять отдельные служебные поручения руководителя и сотрудников компании. Требования: Навыки опытного пользователя ПК (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express) и иной офисной техники - отличное знание и готовность быстро учиться/разбираться в незнакомых функциях. Критически важное умение на данной позиции так как она предполагает большой объем работы с документами (word, xls, pdf) Уметь слушать и слышать: фиксировать ключевые моменты, задавать уточняющие вопросы, просить объяснить, если что-то непонятно и не получилось разобраться быстро (важно не затягивать) самостоятельно (разговоры с коллегами не принесли результата, поиск в интернете не дал ответов и т.д.) Уметь работать с информацией: можно не знать, но нужно уметь найти информацию для этого необходимо уметь четко формулировать запрос, уметь уточнять и дополнять при необходимости Неоконченное высшее или высшее образование, предпочтительно техническое (в работе много технической, проектной документации); Грамотная устная и письменная речь; Желателен небольшой релевантный опыт работы и/или знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов и/или навыки ведения учета и хранения исходящей и входящей корреспонденции, навык деловой коммуникации или как минимум понимание деловой этики; Аккуратность, исполнительность, ответственность; Умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками. Условия: Оформление по ТК, оплачиваемые отпуск и больничный, соблюдение всех норм законодательства. График работы 5/2, с 10 до 18 (возможно начинать раньше и заканчивать раньше, возможен 1 день в неделю удаленно по договоренности). Работа в комфортном бизнес-центре Скай-Трейд, 15 минут на транспорте от м. Пионерская Заработная плата 50 000 руб. net.