Офис-менеджер

Обязанности: • Принимать и обрабатывать входящую, исходящую и внутреннюю документацию. • По поручению руководителя составлять письма, запросы и другие документы; готовить ответы авторам писем. • Отслеживать своевременное представление документов конкретными исполнителями, контролировать сроки исполнения задач. • Проверять правильность оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись; обеспечивать их качественное редактирование и соответствие корпоративным стандартам. • Сканировать, ксерокопировать, подшивать и систематизировать документы; вести электронный архив. • Подбирать временное жильё для приезжих сотрудников компании; бронировать гостиницы и оформлять пребывание на время командировок. Вести учет по квартирам и оплатам. • Помогать в организации внутренних и внешних мероприятий: собеседований, встреч, конференций, тренингов, корпоративных мероприятий (аренда залов, техническое обеспечение, кейтеринг, рассадка). • Организовывать работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих сотрудников аутсорсинговых служб; контролировать качество и своевременность выполненных работ. • Вести хозяйственно‑бытовую деятельность офиса: контроль запасов канцтоваров, моющих средств, кофе/чай зоны и пр.; обеспечивать пополнение запасов. • Вести учёт документации, оргтехники и прочего имущества компании; проводить инвентаризации по графику. • Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды; контролировать и оптимизировать расходы, готовить отчётность по расходам. • Вводить новых сотрудников в рабочую среду: подготовка рабочего места, обеспечение необходимой оргтехникой и доступами, проведение краткого инструктажа по офисным процедурам. • Ведение первичной кадровой документации: приём и выдача копий документов, справок, регистрация заявлений (приёма, увольнения, отпусков, переводов). • Обеспечивать порядок и презентабельный вид офиса; контролировать оформление рабочих и общих зон. • Выполнять другие поручения руководства в пределах компетенции. Требования: • Опыт работы на аналогичной должности приветствуется. • Умение работать с оргтехникой (мфу, принтеры, сканеры). • Уверенное владение MS Office. • Навыки работы с электронной почтой, офисными мессенджерами. • Умение эффективно работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты. • Грамотная устная и письменная речь; аккуратность в оформлении документов. • Внимательность к деталям, ответственность и исполнительность. • Коммуникабельность, вежливость и клиентоориентированность. • Умение организовать и контролировать работу сторонних исполнителей. • Готовность оперативно решать нестандартные задачи и оставаться на связи в рабочее время. • Стрессоустойчивость и доброжелательность. • Готовность к ненормированному графику при подготовке мероприятий (иногда вечерами или в выходные). • Наличие прав водителя и опыт вождения — приветствуется (если требуется развозка или решается курьерская логистика).