Главный специалист организационно-методического отдела

Обязанности:

1. Работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов. 2. Документационное и организационное обеспечение заседаний, в том числе ведение протоколов заседаний. 3. Участие в работе по документообороту и делопроизводству. 4. Участие в организации документооборота в автоматизированной системе ведения документооборота, в том числе регистрацию и рассылку внутренней и исходящей корреспонденции. 5. Прием, учет (регистрацию) и распределение входящих, внутренних документов. 6. Обеспечение отправки документа в зависимости от характера и срочности его доставки. 7. Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам. 8. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизацию и хранение документов текущего архива. 9. Анализ и информирование руководства, начальника отдела об исполнении документов и поручений. 10. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 11. Участие в организационном обеспечении размещения постановлений, иной информации, касающейся деятельности избирательных комиссий Самарской области, на официальном сайте, в средствах массовой информации. 12. Подготовка проектов писем, запросов, ответов, других документов. 13. Подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование и сканирование документов. 14. Подготовка и оформление по указанию руководства служебных материалов, необходимых для работы. 15. Участие в реализации комплекса мероприятий по обучению организаторов выборов, повышению правовой культуры избирателей и правовому просвещению иных участников избирательного процесса.16. Участие в организации, подготовке и проведении совещаний, семинаров, конференций и т.п. по вопросам организации избирательного процесса на территории Самарской области, а также вопросам, касающимся деятельности избирательных комиссий Самарской области. 17. Участие в работе по осуществлению подготовки материалов к практическим семинарам, правовым учебам, конференциям и т.п. 18. Участие в обеспечении работы приемных руководства. 19. Участие в работе по обеспечению приема граждан. 20. Подготовка проектов постановлений, распоряжений председателя. 21. Участие в составлении и представление установленных форм отчетности.

Требования:

Наличие высшего образования – бакалавриат, специалитет, магистратура без предъявления требований к специальностям, направлениям подготовки.

Наличие базовых знаний: 1) знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); 2) знание основ Конституции Российской Федерации; 3) знание законодательства о гражданской службе; 4) знание законодательства о противодействии коррупции; 5) знания в области информационно-телекоммуникационных технологий, включая знание основных положений законодательства о персональных данных, общих принципов функционирования системы документооборота, знания по применению персонального компьютера.

Иные профессиональные знания: 1) теории и практики архивного дела; 2) порядка оформления, классификации, обеспечения сохранности, экспертизы ценности и государственного учета документов; 3) нормативных и методических документов, касающихся деятельности архива; 4) систем хранения и классификации архивных документов; 5) основ документационного обеспечения управления; 6) законодательных и нормативных правовых актов, постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов, касающихся документационного обеспечения; 7) централизованной формы ведения делопроизводства; 8) системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота; 9) порядка работы с документами, в том числе с документами служебного пользования; 10) порядка приема, первичной обработки и отправки, регистрации, оформления документов; 11) правил печатания деловых писем с использованием типовых форм; 12) правил ведения деловой переписки; 13) правил делового общения, делового этикета.

Наличие функциональных знаний: 1) принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; 2) порядка работы архивных учреждений в области использования архивных документов; 3) видов справочно-поисковых средств архива; 4) порядка организации взаимодействия Избирательной комиссии Самарской области с органами государственной власти Самарской области, иными государственными органами, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями, должностными лицами при проведении выборов, референдумов; 5) правил пользования приемно-переговорными устройствами; 6) порядка контроля за прохождением и исполнением служебных документов и материалов.

Наличие базовых умений: 1) умение мыслить системно (стратегически); 2) умение планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата; 3) коммуникативные умения; 4) умение управлять изменениями; 5) умение разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в процессе служебной деятельности; 6) умение по применению персонального компьютера; 7) умение использования справочно-правовых систем.

Наличие профессиональных умений: 1) осуществления методической и консультационной работы по вопросам архивного дела; 2) работы в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; 3) оформления и обработки документов; 4) работы с нормативными правовыми актами и иными документами; 5) анализа и систематизации соответствующей информации, документов; 6) составления и исполнения текущих и перспективных планов. 7) осуществления приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции; 8) осуществления комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, выдачи архивных справок, составления номенклатуры дел; 9) умение составления и исполнения текущих и перспективных планов; 10) машинописи; 11) использования справочно-правовых систем.

Наличие функциональный умений: 1) подготовки сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; 2) осуществления организации прохождения и исполнения служебных документов и материалов.