Обязанности: Выполнение задач, поставленных непосредственным руководителем; Постоянное нахождение на телефонной связи с руководителем; Организация рабочего места руководителя: чистота, проветривание, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность, функциональность технических средств и кабельного ТВ; Обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя, организация конференц-(многосторонних) звонков руководителя; Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководителя, своевременная передача документов, сообщений и информации руководителю, согласование документов/ служебных записок (письменно или устно, в мессенджерах); Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководителя (ежедневная отправка); Организация поездок и командировок руководителя, полная Travel поддержка online (осуществление визовой поддержки, заказ билетов, регистрация на рейсы, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездок, сбор необходимых документов, сувенирной продукции, контроль наличия актуальных визиток и т.п). Предоставление ответственному лицу информации о необходимости подключения руководителю дополнительных услуг связи в роуминге; Ведение телефонной информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров, праздники и т.д.); Ведение телефонной информационной базы руководителя (контакты, дни рождения партнеров, праздники и т.д.). Своевременное напоминание руководителю о поздравлении-подготовка официальных поздравлений, их согласование и отправка; Организация обедов/ужинов для руководителя (членов его семьи) и партнеров в офисе и за его пределами, подбор и бронирование ресторанов, составление меню, закупка продуктов, сервировка, обслуживание; Организация совещаний у руководителя, подготовка к ним; протоколирование совещаний; ознакомление сотрудников с протоколом совещаний и контроль выполнения заданий по протоколу; Составление и редактирование деловых писем, заявок/заявлений, приказов распоряжений для руководителя; Координация работы водителя руководителя (координация маршрутов, оповещение водителя о выходе руководителя из здания, координация замещения водителя) и обслуживающего персонала (домработница, няня); Предоставление информации о служебных поездках руководителя в отдел кадров для оформления командировки, а так же в финансовый отдел для расчетов; Сбор отчетных документов по командировке руководителя ( счета гостиниц, посадочные талоны, билеты, квитанции и т.п) предоставление их в бухгалтерию вместе с отчетом о поездке в течении одного рабочего дня после возвращения руководителя; Организация поездок и визитов партнеров/знакомых/ членов семьи руководителя (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок т.п.); Учет бонусных миль руководителя по картам авиакомпании, оформление премиальных билетов ; Контроль за наличием необходимого количества визиток руководителя; Контроль за использование поручений руководителя сотрудниками; Выполнение личных поручений Руководителя, а также членов семьи руководителя; Замещение офис-менеджера на время его отсутствия (отпуск, болезнь и т.); Контроль за состоянием и обслуживанием аквариума, наличие корма для рыб, кормление рыб; Сопровождение руководителя, по необходимости, в поездках на встречах с партнерами; Контроль сохранности документов в приемной руководителя; Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации; Выполнение отдельных поручений вышестоящего руководства; Возможны задержки на работе после 18:00 вместе с Руководителем. Постоянное нахождение на телефонной связи с руководителем. Требования: Высшее образование; Знание языков; Знание Word, Excel, Mail, Windows, Power Point. Пользование офисной техникой; Обязательное знание Travel поддержку Руководителя (покупка билетов, бронирование гостиниц). Стрессоустойчивость, грамотная речь, умение работать в режиме многозадачности, пунктуальность доброжелательность, деловой этикет, правила ведения телефонных переговоров; Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах; Условия: Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого дня; Выплата заработной платы 2 раза в месяц; Оплата отпускных, больничных листов; График работы 5/2 Место расположения: п. Мехзавод, Московское шоссе 22 км., стр. 1 Редкие командировки; Предоставляется мобильный телефон и сотовая связь;
Похожие вакансии