Обязанности:
Для реализации проекта "Донские Легенды" приглашаем Бизнес-ассистента, готового стать частью нашей команды и внести свой вклад в создание будущего. Мы создаём не просто дома — мы формируем среду, в которой хочется жить, работать и развиваться. Мы предлагаем: Работу в центре города: современный офис рядом с основными транспортными развязками. Полное соблюдение ТК РФ: «белая» заработная плата, оплачиваемые отпуска и больничные. Удобный график: 5/2, с 9 до 18 часов. Профессиональное развитие: сложные и масштабные проекты, которые станут весомой частью вашего портфолио. Экспертную среду: обмен опытом с коллегами-профессионалами высокого уровня. Ваши будущие задачи: 1. Протоколы и совещания: подготовка материалов и повестки дня для совещаний; организация встреч (в т.ч. он-лайн): подбор времени, оповещение участников, бронирование переговорных; ведение протоколов совещаний (фиксация решений, поручений, ответственных и сроков); контроль исполнения решений, принятых на совещаниях; рассылка итоговых протоколов участникам. 2. Делопроизводство и Ведение деловой переписки: работа с входящей и исходящей документацией (регистрация, учёт, архивирование); обработка входящей корреспонденции, оперативное реагирование на запросы; обеспечение соблюдения сроков документооборота; систематизация и хранение текущих и архивных документов; составление и отправка официальных писем, уведомлений, приказов и иных деловых сообщений (в т. ч. по электронной почте и через корпоративные каналы); поддержание единого стиля и тона деловой коммуникации в соответствии с корпоративными стандартами; разработка Положений, инструкций, регламентов по документообороту; формирование шаблонов типовых писем, служебных записок и пр. документов для ускорения работы; контроль сроков ответов на входящие запросы и официальные обращения. 3. Ведение 1С:Документооборот (1С:ДО): регистрация входящих и исходящих документов в системе 1С:ДО; создание карточек документов с заполнением обязательных реквизитов (номер, дата, контрагент, тип документа и т. д.); маршрутизация документов на согласование и подписание в соответствии с регламентами компании; отслеживание статусов документов (на согласовании, подписан, отклонён и т. д.) и контроль сроков обработки; формирование отчётов по документообороту в 1С:ДО (по срокам, исполнителям, типам документов); архивирование завершённых документов и обеспечение их сохранности в системе; синхронизация данных 1С:ДО с другими корпоративными системами (бухгалтерия, CRM и пр.) при наличии интеграции. 4. Организация деловых поездок: планирование и организация командировок (бронирование билетов, отелей, трансферов); составление маршрутов и графиков поездок; подготовка авансовых отчётов и обработка подтверждающих документов (чеки, квитанции); оперативное решение возникающих в поездках вопросов (изменения рейсов, бронирования и т. п.); учёт, анализ и контроль затрат по статье «Услуги такси». Наши ожидания от кандидата: опыт работы офис‑менеджером или на аналогичной административной должности от 3 лет; знание принципов организации офисного пространства и управления хозяйственными процессами; навыки работы с офисной техникой (МФУ, факс, телефонная станция и т. д.). уверенное владение офисным ПО: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), CRM‑системами, системами электронного документооборота; опыт ведения делопроизводства, учёта и архивации документов; грамотная устная и письменная речь, владение деловым стилем общения; ответственность и исполнительность; внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами и данными; инициативность и проактивный подход к задачам. Важно: пожалуйста, укажите ваши ожидания по уровню дохода в сопроводительном письме.Похожие вакансии