Секретарь руководителя

Обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы Асиновского района;

Организует прием посетителей Главы Асиновского района, первого заместителя Главы Асиновского района и заместителей Главы Асиновского района, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников:

Получает необходимые Главе Асиновского района сведения от структурных подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

Осуществляет работу под диктовку или с письменными материалами, используя компьютерный набор текста;

Обеспечивает рабочее место Главы Асиновского района необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

Организует проведение телефонных переговоров Главы Асиновского района, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по различным каналам связи;

Принимает меры по неразглашению конфиденциальной (служебной) информации и персональных данных граждан, к которым имеет доступ во время профессиональной деятельности;

Осуществляет копировально – множительные работы для руководства;

Точно и в срок выполняет отдельные служебные поручения Главы Асиновского района и своего непосредственного руководителя;

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Главой Асиновского района (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация);

Планирует расписание зала заседаний администрации Асиновского района;

Готовит поздравительные адреса и некрологи от имени Главы Асиновского района и администрации Асиновского района, в том числе, для размещения в СМИ;

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов распоряжений, постановлений администрации Асиновского района, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование самостоятельно либо отправляет на доработку непосредственному исполнителю;

Осуществляет регистрацию распоряжений, постановлений администрации Асиновского района в программном обеспечении «Verdox»;

Осуществляет перевод документов из печатного вида в электронный, используя систему сканирования;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Требования:

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.