Обязанности: - перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации; - получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. - встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; - ведение журнала записи посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; - прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Документационное обеспечение деятельности организации: - прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые; - подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем, регистрация входящих документов; - организация доставки документов исполнителям, ведение информационно-справочной работы; - обработка и отправка исходящих документов; - организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; - контроль исполнения документов в организации; Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени: Организация телефонных переговоров руководителя: - соединение руководителя с конкретными абонентами; - перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам учреждения; - получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; - установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров. - координация деятельности по исполнению решений руководителя, ведение срокового текущего и предупредительного контроля; - проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок; - предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; - составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя: - обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; - организация оформления интерьера приемной руководителя; - организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами. Организация работы с документами в приемной руководителя: Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации: - информирование работников организации о решениях руководителя; - организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации; - оповещение работников о предстоящих мероприятиях, организация встреч трудового коллектива с руководством; - информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями: - обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений; - подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов; - информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений; - организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; - информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений. Требования: Высшее образование, знание кадрового делопроизводства, знание кадрового учета будет вашим преимуществом Резюме отправлять на электронный адрес.
Похожие вакансии