Обязанности:
Офис-менеджер / Помощник руководителя (Благотворительный фонд) Мы — Благотворительный фонд помощи детям с тяжелыми заболеваниями (г. Новосибирск). Мы ищем человека, который станет «правой рукой» руководителя и «лицом фонда» для партнеров. Это позиция для того, кто умеет организовывать порядок в делах и документах, но при этом готов общаться с людьми и представлять фонд на деловых встречах. Если вы любите, чтобы всё было структурировано, но не хотите сидеть только в Excel - нам по пути. Почему это важно:В небольшой команде нет места жесткой иерархии. Вы будете тем звеном, которое соединяет стратегию руководителя с ежедневными задачами и внешними контактами. От вашей собранности зависит, насколько эффективно фонд будет помогать детям. Чем предстоит заниматься: Помощь руководителю (личный ассистент):• Организация рабочего дня руководителя: координация встреч, совещаний, командировок (покупка билетов, бронь отелей).• Ведение переписки от имени руководителя, работа с входящими обращениями.• Подготовка документов, презентаций, отчетов для руководства.• Документооборот: подготовка и первичная проверка договоров, счетов, актов и других документов для последующей передачи руководителю на подпись.• Контроль исполнения поручений (напомнить, уточнить, проверить). Работа с партнерами, подопечными и первичная документация:• Ведение переписки с текущими партнерами фонда (компании, частные доноры, подрядчики).• Оформление первичной документации: подготовка договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, счетов на оплату и отслеживание их подписания с обеих сторон.• Контроль делопроизводства: ведение реестра договоров, систематизация и хранение финансовых и бухгалтерских документов (передача в бухгалтерию, архивация).• Участие в подготовке презентационных материалов для потенциальных партнеров.• Организация встреч и мероприятий для партнеров (экскурсии по фонду, небольшие приемы, вручение благодарственных писем).• Поддержание базы контактов Жизнеобеспечение офиса (офис-менеджмент):• Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярия, вода, расходные материалы, хозяйственные мелочи.• Взаимодействие с административными службами (клининг, мелкий ремонт, курьеры, оргтехника).• Прием и распределение входящих звонков и почты.• Помощь в организации внутренних мероприятий и планерок. Наши ожидания:• Опыт: Приветствуется опыт работы администратором, офис-менеджером или ассистентом (не обязательно в НКО, главное — организованность).• Грамотность: Идеальная устная и письменная речь. Вам предстоит писать письма людям, от которых зависит финансирование программ.• Самоорганизация: Вы умеете расставлять приоритеты, держать в голове 10 задач и ничего не забывать.• Коммуникабельность: Вы не теряетесь при общении с первыми лицами компаний, но при этом умеете быть тактичными и доброжелательными.• Внимательность к деталям: Понимаете важность правильных реквизитов в договоре и сроков подписания актов. Условия: • Оформление: Согласно ТК РФ, полностью официальный доход.• График: Полный день / гибкое начало (обсуждаемо). Работа в офисе фонда в Новосибирске.• Атмосфера: Мы команда единомышленников. Здесь нет «токсичного» офиса и бессмысленной бюрократии.• Испытательный срок: 3 месяца. Как откликнуться:Мы ценим своё и ваше время. В отклике, пожалуйста, напишите коротко: Почему вам откликается эта вакансия? Какой самый сложный многозадачный проект вы вели?Похожие вакансии
От 55 000 до 90 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
Тринити
От 75 000 до 100 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
Новосибирский картонно-бумажный комбинат
От 50 000 до 50 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
Ломбард Центральный
От 65 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
Ортотрейд
Договорная
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
TomYumBar
От 50 000 до 65 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Площадь Ленина, Площадь Гарина-Михайловского
Медицинская академия профессионального образования