Обязанности:
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени: Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя; Внесение информации в планировщик (органайзер); Согласование с руководителем временных планов; Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами,руководителями подразделений и сотрудниками; Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий; Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций. Необходимые умения: Устанавливать цели, определять иерархию целей; Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределятьрабочее время; Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени; Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей,руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях; Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации. Организация телефонных переговоров руководителя: Ведение базы телефонных контактов руководителя; Соединение руководителя с конкретными абонентами; Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя; Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков; Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другимсотрудникам; Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессетелефонных переговоров; Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров ивидеоконференций. Необходимые умения: Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя; Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации; Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работыпо контролю исполнения решений руководителя; Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения; Использовать технические и программные средства для проведения голосовой иливидео-конференц-связи; Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации; Соблюдать служебный этикет. Организация работы с посетителями в приемной руководителя: Организация личного приема посетителей руководителем; Установление порядка приема для различных категорий посетителей; Ведение журнала предварительной записи на прием; Регистрация посетителей; Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудниковорганизации; Организация приема деловых партнеров в офисе; Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе; Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе; Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахожденияв приемной и кабинете руководителя. Необходимые умения: Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя; Управлять конфликтами; Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессиональногообщения; Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации; Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работыпо контролю исполнения решений руководителя; Создавать положительный имидж организации; Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций; Применять информационно-коммуникационные технологии; Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранятьконфиденциальную информацию в тайне. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя: Документальное оформление решений руководителя; Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; Координация деятельности по исполнению решений руководителя; Ведение срокового текущего и предупредительного контроля; Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок; Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; Фиксация исполнения поручений; Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решенийруководителя. Необходимые умения: Вести сроковую картотеку; Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполненияпоручений руководителя; Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводныхдокументов; Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя; Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации; Применять информационно-коммуникационные технологии; Оценивать результаты в рамках поставленных задач; Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками. Организация работы с документами в приемной руководителя: Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителядокументов; Подготовка документов для рассмотрения руководителем; Учет документов, поступающих на имя руководителя; Организация доставки документов исполнителям; Создание и ведение базы данных документов руководителя; Ведение информационно-справочной работы; Контроль исполнения документов и поручений руководителя. Необходимые умения: Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией; Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контролядокументов и информационно-справочной работы с документами; Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами; Составлять и оформлять нормативные акты. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и информирование работников организации о решениях руководителя: Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации; Оповещение работников о предстоящих мероприятиях; Организация встреч трудового коллектива с руководством; Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам. Необходимые умения: Использовать современные технологии сбора и передачи информации; Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя; Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных; Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключениедублирования информации; Предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате; Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные; Обеспечивать оперативность информационных потоков; Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы).Похожие вакансии
От 30 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Березовая роща
ГАПОУ НСО Новосибирский Колледж Парикмахерского Искусства
Секретарь/помощник руководителя
От 50 000 руб.
Новосибирск. Станции метро: Березовая роща
Клиника НИИТО