Обязанности:
· Прием и регистрация писем, поступивших на предприятие.
· Сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.
· Направление писем на исполнение с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД) согласно утвержденным маршрутам.
· Контроль соблюдения сроков рассмотрения писем и подготовки исходящих ответов на письма.
· Осуществление информирования руководителей подразделений, являющихся исполнителями по входящим письмам, об истечении, либо нарушении сроков рассмотрения, а также о недопустимости нарушения исполнительской дисциплины при рассмотрении писем.
· Перевод в электронный вид документов, поступающих в Общество на бумажных носителях.
· Регистрация и учет исходящих писем, содержащих ответы на входящие обращения.
· Отправка исходящей корреспонденции Почтой России, альтернативными почтовыми службами, электронной почтой, посредством электронного документооборота.
· Группировка исполненных документов (входящих/ исходящих) в дела в соответствии с номенклатурой дел.
· Подготовка дел для передачи на архивное хранение.
· Подготовка и предоставление справочной информации по входящей и исходящей корреспонденции на основании данных, содержащихся в СЭД.
· Участие в производственных задачах, поставленных перед отделом.
· Ведение электронной базы документов Общества.
Требования:
· Уверенный пользователь ПК: 1С «Документооборот», Word, Outlook.
· Желательно: СЭД Директум, Excel.
· Знание правил архивной работы с документами.
Похожие вакансии