Секретарь руководителя

Обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы Туруханского района, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Главой Туруханского района, его заместителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы Главы Туруханского района, начальника общего отдела.

Осуществляет регистрацию и своевременное доведение до конкретных исполнителей постановлений и распоряжений администрации Туруханского района.

Осуществляет направление проектов нормативных правовых актов в прокуратуру Туруханского района.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Главе Туруханского района на подпись.

Организует проведение телефонных переговоров Главы Туруханского района, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Ведет базы телефонных контактов Главы Туруханского района.

Исполняет обязанности по работе внутренней АТС администрации:

- соединение абонентов с телефонами служащих администрации;

- контроль за использованием внутренней и междугородней связи строго по служебной необходимости.

По поручению Главы Туруханского района, начальника общего отдела, составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Организовывает прием граждан по личным вопросам Главой Туруханского района:

- ведет журнал предварительной записи граждан на личный прием;

- заполняет карточки личного приема;

- передает карточки личного приема с резолюцией Главы Туруханского района исполнителям;

- контролирует исполнение поручений Главы района по карточкам личного приема граждан.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Организует командировки Главы Туруханского района: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы, подготавливает документы на получение визы. Оформляет программы поездок.

Координирует работу водителей администрации Туруханского района.

Обеспечивает рабочее место Главы Туруханского района необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Составляет и согласовывает с Главой Туруханского района временные планы работы.

Выполняет отдельные служебные поручения Главы Туруханского района.

Требования:

Правила делового общения, дисциплинированность