Обязанности:
- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения (наличие на рабочем месте руководителя необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей);
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо в подготовке ответов;
- полное ведение делопроизводства по основной деятельности учреждения (издание приказов, составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов на письма, подготовка служебных материалов по указанию руководителя), выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений (копирование и сканирование необходимых документов);
- прием документов и личных заявлений работников на подпись руководителю;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования;
- организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие поступающей информации и доведение ее содержания до сведения руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также прием телефонограмм. Своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи;
- выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
- ведение журналов входящей и исходящей документации;
- организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача их на хранение в архив в установленные сроки;
- осуществление отправки почтовой корреспонденции учреждения, а также своевременное ее получение;
- ежемесячный (ежеквартальный) контроль предоставление начальниками отделов (филиалов) графиков сменной работы работников отделов (филиалов), обработка, подготовка приказов об утверждении графиков работы, ознакомление работников с приказами;
- вызов работников утверждения по поручению директора.
Требования:
Высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или
среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Опыт работы: Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании. Доброжелательность, умение работать в формате многозадачности, стрессоустойчивость.
Похожие вакансии