главный специалист

Обязанности:

Регистрировать в срок входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию.

Производить распределение поступившей корреспонденции.

Осуществлять предварительное ежедневное рассмотрение всех поступивших служебных документов и обращений.

Выдавать документы на исполнение сотрудникам управления.

На основании поручения руководителя управления и заместителя руководителя управления заносить в систему электронного документооборота исполнителя и сроки исполнения.

Осуществлять контроль за сроками исполнения контрольных служебных документов.

Готовить информационные материалы для выступления руководителя управления.

 Осуществлять документационную подготовку проведения совещаний руководителя управления.

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя управления.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя управления.

Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя управления.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя управления, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

 Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

 Обеспечивать сохранность документов.

Является материально ответственным лицом.

Осуществлять своевременную подготовку отчетов в табличной форме по количественной оценке поступления и исполнения обращений граждан.

Организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Планировать и координировать рабочий график руководителя управления.

Своевременно отправлять и получать корреспонденцию по почте, взаимодействовать с ФГУП «Почта России».