Секретарь-делопроизводитель

Обязанности: - прием и регистрация документов, полученных по электронной почте, иным каналам связи (почта России); - передача документов на рассмотрение директору Филиала, передача их после рассмотрения в структурные подразделения или конкретному исполнителю в соответствии с выданной резолюцией; - контроль исполнения поручений, выданных директором Филиала, в т.ч. по наложенным на документы резолюциям: постановка на контроль в журнале контроля документов и выданных поручений, отслеживание хода исполнения и фиксация хода исполнения поручений конкретными исполнителями; подготовка для директора Филиала отчетов по исполнительской дисциплине; - подготовка документов и материалов, необходимых для работы директора Филиала; обеспечение (при необходимости) качественного редактирования передаваемых на подписание документов; - осуществление изготовления копий/ скан – копий служебной документации с использованием копировально–множительной техники; - ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов, ведение архива Филиала; - подготовка номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и своевременной сдачи в архив Филиала; - посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции; - передача по электронной почте (с корпоративного электронного адреса Филиала), а также посредством системы 1С - Документооборот: 1. служебных и докладных записок за подписью директора Филиала в адреса Генерального директора Управляющей компании, его заместителей по функциональным направлениям Управляющей компании и иным подразделениям Управляющей компании; 2. отчетов об исполнении поручений, выданных Генеральным директором Управляющей компании, заместителями генерального директора по функциональным направлениям Управляющей компании; 3. иных документов, требующих регистрации и учета в Управляющей компании или по месту государственной регистрации Общества (г. Москва); - отслеживание результатов рассмотрения документов, направленных на согласование/рассмотрение в Управляющую компанию; информирование работников Филиала о результатах рассмотрения направленных в Управляющую компанию документов; взаимодействие с канцелярией Управляющей компании по данному вопросу; ТРЕБОВАНИЯ: среднее профессиональное; неполное высшее; высшее или среднее (полное) общее образование и специальная профессиональная подготовка в виде курсов, стаж работы в аналогичной должности – не менее 1 года; навыки, необходимые для выполнения должностных обязанностей - пользование компьютером и офисной техникой (принтер/факс, телефон) на уровне пользователя, в том числе программы Microsoft Office, Outlook, 1С-Документооборот; знание основ делового этикета, служебной этики, правил ведения телефонных переговоров, правил орфографии и пунктуации, правил оформления деловых писем, включая использование типовых форм; навыки клиентоориентированного общения с посетителями; знание правил делопроизводства, знание правил архивирования документации, требований к хранению документов и их сохранности. Условия: Предоставляется жилье. Официальное трудоустройство, полностью «белая» заработная плата с выплатой 2 раза в месяц. Компенсация стоимости медицинского осмотра. Доставка на работу и обратно корпоративным транспортом. Подарки на новый год для детей сотрудников. Материальную помощь в сложных жизненных ситуациях.