Секретарь-машинистка

Обязанности:

1 Организация работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• регистрация входящих документов;
• прием поступающей корреспонденции по электронной почте, регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку;
• организация доставки документов исполнителям,  в соответствии с указаниями директора организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
• ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.
• оперативно вносит текущие изменения в состав контингента учащихся, педагогических и других работников общеобразовательной организации;
• оформляет личные дела детей, принятых на обучение в общеобразовательную организацию;
• ведет алфавитный журнал всех учащихся;
• контролирует исполнение документов и поручений директора образовательной организации. 

2. Организация текущего хранения документов:

• разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив общеобразовательного учреждения;
• организация архивного хранения документов.

4. Составление и оформление управленческой документации:

•  составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
• составляет различные письма, запросы, готовит ответы авторам обращений по поручению директора школы;
• печатает служебные документы и другие материалы;
• размножает служебные документы;
• контролирует прохождение документов в общеобразовательной организации (согласование, подписание и утверждение).
• вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки;
• ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников школы с приказами под подпись в день их издания.

Требования:

Среднее профессиональное

Дополнительные требования к кандидату

Медицинская книжка

Сертификат прививочный (Covid и т.д.)