Обязанности: Организация, ведение и контроль делопроизводства и документооборота Согласование документов, составление графиков, таблиц по запросу руководителя проекта. Ведение деловой переписки, подготовка организационно-распорядительных приказов, служебных записок и т.д., Организация совещаний, решение организационных и хозяйственных вопросов (при необходимости), обеспечение жизнедеятельности офиса. Проверка и подготовка писем (реже презентаций). Прием, координация и распределение входящих телефонных звонков и электронной корреспонденции. Постановка задач в Bitrix24, Передача документов на подпись руководителю, дальнейшее их распределение. Ведение реестра рабочих документов. Участие в подготовке и направлении отчетной документации о выполненных организациями проектах. Контроль за качеством подготовки, правильностью составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности предприятия, подготовка, анализ, обработка информации, документации, ведение переговоров и принятие решений в пределах своей компетенции, решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов. Информационно-аналитическая поддержка руководителя; ведение календаря руководителя, поддержание порядка на рабочем столе руководителя. Администрирование работы офиса (закупка канцтоваров и хоз. принадлежностей, обслуживание кофе-машины) Иные поручения Требования: Высшее образование (желательно гуманитарное). Знание основ деловой переписки. Знание офисных программ, исключительная компьютерная грамотность: полный пакет MS Office, включая онлайн версию MS 365, Excel и PowerPoint, пользование Google Apps на ежедневной основе (Google Docs, Photo, Survey и проч.) , умение пользоваться офисной техникой. Знание электронного документооборота 1С ЭДО (обязательно). Знание функций слияния документов. Желателен опыт работы референтом/ассистентом/помощником первых лиц компании, либо опыт на руководящей должности не ниже начальника отдела, понимание производственных процессов и базовых знаний по экономике промышленного предприятия. Опыт ведения делопроизводства, знание ГОСТов делопроизводства и архивного дела. Хорошая память, умение работать с большим объемом информации. Грамотная письменная и устная речь, знание основ делового этикета. Внимательность, чёткость, педантичность в составлении документов. Готовность работать в режиме многозадачности, в авральном режиме в конце года. Готовность осваивать новые незнакомые направления работы. Приветствуется: Опыт технической работы, работы с проектной документацией. Обладание личностными качествами: жесткость (умение добиваться исполнения поручений подчиненными), эмоциональная устойчивость, доброжелательность, тактичность, коммуникабельность, умение самостоятельно принимать решения. Развитый эмоциональный интеллект. Аккуратность, оперативность, организованность, пунктуальность выполнения заданий. Условия: График работы 5/2, с 09.00 до 18.00 часов, два раза в месяц рабочий день - суббота. Второй выходной в данную неделю работник выбирает в один из будних дней по согласованию с руководителем. З/плата 50000 рублей. График работы 6/1, Пн-Пт с 09.00 до 18.00 часов, Сб с 09.00 до 17.00 часов - з/плата 60000 рублей. Оформление по договору (МРОТ + самозанятость). На время испытательного срока (3 месяца) з/п 40 000 р., (выплаты 2 раза в месяц). В конце года премия по результатам работы.
Похожие вакансии