Начальник отдела организации и контроля исполнения (секретариат)

Обязанности: 1. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководства: Документальное оформление решений руководства Доведение до сведения работников организации распоряжений руководства Ведение срокового текущего и предупредительного контроля Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок Фиксация исполнения поручений Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководства 2. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу отдела организации и контроля исполнения. 3. Организация информационного взаимодействия руководства с подразделениями и должностными лицами Холдинга: информирование работников о решениях руководства. 4. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации: выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). 5. Подготовка презентаций по указанию руководства. 6. Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству. 7. Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата. 8. Сбор, обработка и передача руководству требуемой информации. Требования: 1. Высшее образование: Обязательно высшее образование. Предпочтительные направления: Управление / Менеджмент. Экономика / Финансы. Агрономия / Агробизнес / Сельское хозяйство. Документоведение / Делопроизводство / Архивное дело. Юриспруденция (со знанием делопроизводства). 2. Дополнительное образование: Приветствуется: Курсы по делопроизводству, документообороту, корпоративным стандартам. Обучение работе с системами электронного документооборота (СЭД), CRM, ERP (особенно 1С, Directum и аналоги). 3. Обязательный опыт: Не менее 3-5 лет опыта работы в сфере делопроизводства, контроля исполнения поручений, административного управления или проектного офиса. Не менее 1-2 лет опыта работы на руководящей должности (начальник отдела, заместитель начальника, руководитель группы) с подчиненными. Опыт разработки и внедрения регламентов, инструкций, стандартов в области документооборота и контроля исполнения. Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поручениями руководства, протоколами совещаний. 4. Желательный опыт: Опыт работы в крупных компаниях/холдингах со сложной структурой управления. Опыт работы в агропромышленном комплексе (АПК), агрохолдингах, сельскохозяйственных предприятиях. Крайне важно понимание отраслевой специфики и процессов. Опыт внедрения или администрирования систем электронного документооборота (СЭД), систем управления задачами (task trackers). Опыт взаимодействия с контролирующими органами (в части документооборота и отчетности). 5. Экспертные знания: Понимание полного цикла работы с поручениями: постановка, регистрация, распределение, контроль исполнения, анализ результатов, отчетность. Знание основ проектного управления (постановка целей, сроки, ресурсы, риски). Знание принципов организации контрольной деятельности в компании. 6. Технические навыки: Свободное владение системами электронного документооборота (СЭД), Диадок, Directum, ELMA, Тезис, 1С:Документооборот и т.п.. Продвинутое владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio/аналоги). Умение создавать сложные отчеты, сводные таблицы, схемы процессов. Умение работать с корпоративными порталами и информационными системами (1С:ERP, SAP и т.п. – на уровне пользователя, необходимого для контроля исполнения). Навыки аналитической работы с данными (сбор, обработка, визуализация). 7. Отраслевые знания: Понимание специфики бизнес-процессов агрохолдинга (растениеводство, животноводство, логистика, переработка, продажи). Знание ключевых сезонных циклов и их влияния на документооборот и сроки исполнения поручений. Понимание структуры управления крупным агрохолдингом. 8. Личные характеристики: Организационные способности: высокий уровень самоорганизации и способность организовывать работу отдела. Умение эффективно планировать, расставлять приоритеты, управлять временем (своим и подчиненных). Ответственность и надежность: четкое понимание важности контроля исполнения. Высокая личная ответственность за результат и сроки. Системное мышление: умение видеть процессы целиком, выявлять узкие места, оптимизировать и формализовать процедуры. Внимание к деталям. Скрупулезность, аккуратность в работе с документами и сроками. Коммуникабельность и дипломатичность: умение четко, грамотно и тактично взаимодействовать с руководителями всех уровней (вплоть до ТОП-менеджмента), подразделениями и подчиненными. Умение аргументированно отстаивать позицию. Лидерство и управление командой: способность мотивировать, обучать, контролировать и развивать сотрудников отдела. Умение разрешать конфликты. Настойчивость и стрессоустойчивость: умение добиваться исполнения поручений в установленные сроки, работать в условиях сжатых сроков и многозадачности, сохраняя эффективность. Устойчивость к давлению. Аналитические способности: умение анализировать данные об исполнении поручений, выявлять тенденции, проблемы и готовить аналитические отчеты для руководства. Инициативность: готовность предлагать и внедрять улучшения в процессы контроля и документооборота. Условия: Белая заработная плата (уровень ЗП по итогам собеседования). Оформление по ТК РФ. График работы 5/2. Офис рядом с метро Горки. Корпоративный ДМС. Комфортабельный и современный офис. Место работы: г. Казань, ул. Родина 24Е. Возможны служебные поездки, как в пределах города, так и в другие регионы.