Ведущий специалист административно-хозяйственного отдела

Обязанности: Обеспечивать организацию приема, консолидации, обработки заявок на приобретение авиа и железнодорожных билетов для вахтового персонала от базовых городов Самара и УФА к пункту сбора доставки персонала в г. Иркутске поступивших от руководителей структурных подразделений Общества. Формирование и направление заявок (по форме договора) на приобретение проездных документов исполнителю услуг по договору приобретения проездных документов (далее – Агенту) для последующего оформления проездных документов для сотрудников вахтового персонала Общества. Получение от Агента и сохранение и направление оформленных проездных билетов согласно ранее поданной заявке в структурные подразделения Общества. При необходимости оформления отмены/возврата/оформления нового проездного документа, проверка сведений по согласованной ранее заявке, выписанному проездному документу. Контроль поступления служебной записки о факте инициирования отмены/возврата проездного документа. При необходимости инициирование заявки на новый проездной билет Агенту по поданной от СП служебной записке о приобретении проездных билетов. Проверка оснований для возврата и списания невостребованного билета, только на основании служебной записки от структурного подразделения инициатора возврата с указанием причин возврата и документальным подтверждением причин инициирования отмены/возврата, неявке на рейс, сдачи места в авиакомпании. Контроль и взаимодействие с руководителями структурных подразделений по получению сведений о задолженности по авансовому отчету за приобретенные ранее проездные документы за вахтовым персоналом. Взаимодействие с уполномоченными сотрудниками по направлению деятельности (сектор по управлению оборотным капиталом, РН-Учет, непосредственно работник) урегулирования задолженностей, числящихся за сотрудниками вахтового персонала Общества по проездным билетам. Обеспечивать первичный учет исполнения договоров, в рамках оказания услуг по бронированию, оформлению проездных документов (авиабилеты, ж/д билеты) для сотрудников вахтового персонала Общества. Корректность оформления первичных документов, оформление справок о кодировании расходов и отнесении затрат, реестров приема-передачи первичных документов, формирование заявок на оплату. Осуществлять методологическую поддержка для сотрудников вахтового персонала в вопросах оформления и согласования заявки на приобретение авиабилетов, изменение данных, маршрут/порядок согласования, порядок оформления возврата/отмены, оформление списания и т.п. Требования: высшее образование; теоретические и практические знания и навыки в области: формирования расчета стоимости, документального оформления и учета расходов, ведения планово-учетной документации, организации договорной работы, требований нормативных документов по осуществлению закупочной деятельности, требований нормативных документов по ОТ, ПБ и ООС Опытный (уверенный) пользователь ПК: 1С: Предприятие, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SAP, Диадок опыт работы по направлению деятельности не менее 2-х лет .