Секретарь приемной (Департамент корпоративной поддержки бизнеса)

Каким станет будущее ― зависит от тебя!

Что ты будешь делать в этой роли:

Тебя ждет интересная и динамичная работа, построенная главным образом на общении с людьми. Тебе предстоит координировать визиты посетителей, обрабатывать внешние и внутренние звонки, помогать сотрудникам решать различные вопросы и взаимодействовать с поставщиками. В твои задачи также будет входить подготовка разного рода отчетов. Работа в ДРТ — это уверенное начало твоей карьеры!

О подразделении:

Департамент по обслуживанию внутренних клиентов обеспечивает поддержку основных направлений деятельности нашей компании. Подбор персонала и обучение сотрудников, финансовый и бухгалтерский учет, развитие бренда и бизнеса, ИТ-поддержка пользователей — вот далеко не полный перечень функций, которые выполняют команды различных подразделений департамента. Здесь работают специалисты, которые хорошо понимают потребности нашего бизнеса и готовы решать как текущие, так и самые нестандартные задачи.

Обязанности:

• взаимодействие с представителями арендодателя (в том числе документооборот), а также с управляющей компанией бизнес-центра по вопросам эксплуатации офиса;
• контроль за состоянием офиса (мониторинг состояния офисных инженерных коммуникаций и решение текущих технических проблем путем привлечения технического персонала управляющей компании бизнес-центра, контроль за работой клининговой службы);
• оформление и мониторинг оплаты счетов от поставщиков компании, включая контроль за предоставлением закрывающих документов;
• обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправление ценных писем;
• организация обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
• встреча посетителей (выяснение целей визита, вызов соответствующего контактного лица ― сотрудника компании), выдача временных пропусков сотрудникам;
• заказ услуги конфиденциального уничтожения бумажных носителей информации;
• прием внешних и внутренних телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю и сотрудникам компании;
• вызов специалистов при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• организационные мероприятия: встречи, прием, регистрация и необходимое обслуживание гостей, делегаций, клиентов, партнеров; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• помощь в организации и проведении внутренних, внешних мероприятий, тренингов;
• содействие работникам офиса в разрешении возникающих в ходе работы вопросов (в случае необходимости заполнение за сотрудника табеля учета рабочего времени, оформление авансового отчета и т. д.);
• ведение документов по пожарной безопасности и подписание их с работниками.

Требования к кандидатам:

• Высшее образование или обучение на последних курсах вуза с возможностью работать полный рабочий день
• Наличие профильного опыта будет преимуществом
• Уверенный уровень владения программами пакета Microsoft Office
• Хорошие навыки устного общения и ведения переписки на русском и английском языках
• Высокие организаторские способности и внимательность
• Вежливость

Что мы предлагаем:

• Достойное вознаграждение, программы поощрения сотрудников и отличный социальный пакет
• Разностороннее развитие: программы наставничества, техническое обучение, тренинги по совершенствованию гибких навыков, лидерские программы и получение профессиональных квалификаций
• Корпоративная культура, основанная на атмосфере открытости и доверия
• Дополнительные выходные дни в связи с болезнью или диспансеризацией