Делопроизводитель

Обязанности:

учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;

проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям

определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;

подготовка документов к архивному хранению;

ведение электронной базы документов, составление картотек;

• Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

• Принимает и регистрирует документы, поступившие на хранение от структурных подразделений.

• Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

• В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

• Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

• Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

• Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

• Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

• Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

• Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих.

должен знать:

• Законодательство Российской Федерации

- гражданское,

- трудовое.

• Правила речевого этикета.

• Этику делового общения.

• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.

• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

• Схемы документооборота.

• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.

• Типовые сроки исполнения документов.

• Принципы работы со сроковой картотекой.

• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.

• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.

• Правила документационного обеспечения деятельности организации.

• Виды документов, их назначение.

• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.

• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.

• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.

• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.

• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.

• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.

• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.

• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.

• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.

• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.

• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.

• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.

• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

• Правила передачи дел в архив организации.