Ведущий специалист

Обязанности: - Организовывать работу приемной руководителя управления. - Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя управления. - Планировать рабочий день руководителя управления: разрабатывать и согласовывать график проведения встреч, визитов, звонков, приемов, видеоконференций и иных действий. - Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя управления. - Вести делопроизводство приемной руководителя управления, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. - Принимать от делопроизводителей/ должностных лиц отдела управления делами поступающую на рассмотрение руководителя управления корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в подразделения или конкретным исполнителям для подготовки ответов, использования в процессе работы. - Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю управления. - Следить за своевременным рассмотрением и представлением подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю управления на подпись, обеспечивать качественное их редактирование. - Организовывать проведение видеоконференций, телефонных переговоров руководителя управления, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно­переговорным устройствам, а также телефонограммы. - По поручению руководителя управления составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. - Печатать по указанию руководителя управления служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в базы данных. - Выполнять работу по подготовке заседаний, встреч и совещаний, проводимых руководителем управления, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. - Осуществлять контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения. - Производить запись посетителей на личный прием к руководителю управления, организовывать их прием, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. - Обеспечивать рабочее место руководителя управления необходимыми техническими средствами, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. - Выполнять служебные поручения руководителя управления. Требования: Должен знать: - прикладные программные продукты для автоматизации процесса (1С СЭД). - стандарты унифицированной системы организационно­распорядительной документации; - организацию и ведение делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - основы этики и эстетики; - нормы делового общения, ведения деловой переписки; - правила русской орфографии и пунктуации; - основы электронного документооборота; - порядок систематизации, учета и ведения внутренней документации с использованием современных информационных технологий; - основы экономики, организации труда, производства и управления; - средства вычислительной техники, коммуникаций и связи. Уверенный пользователь ПК. Знание офисных программ MS Offis, Excel, СЭД. Умение работать с орг. техникой (сканер, копир, факс, мини АТС).