Помощник руководителя (Департамент корпоративной поддержки бизнеса)

Каким станет будущее ― зависит от тебя! Что ты будешь делать в этой роли: Тебя ждет интересная и динамичная работа, построенная главным образом на общении с людьми. Тебе предстоит координировать визиты посетителей, обрабатывать внешние и внутренние звонки, помогать сотрудникам решать различные вопросы и взаимодействовать с поставщиками. В твои задачи также будет входить подготовка разного рода отчетов. Работа в ДРТ — это уверенное начало твоей карьеры! О подразделении: Департамент по обслуживанию внутренних клиентов обеспечивает поддержку основных направлений деятельности нашей компании. Подбор персонала и обучение сотрудников, финансовый и бухгалтерский учет, развитие бренда и бизнеса, ИТ-поддержка пользователей — вот далеко не полный перечень функций, которые выполняют команды различных подразделений департамента. Здесь работают специалисты, которые хорошо понимают потребности нашего бизнеса и готовы решать как текущие, так и самые нестандартные задачи. Обязанности: взаимодействие с представителями арендодателя (в том числе документооборот), а также с управляющей компанией бизнес-центра по вопросам эксплуатации офиса; контроль за состоянием офиса (мониторинг состояния офисных инженерных коммуникаций и решение текущих технических проблем путем привлечения технического персонала управляющей компании бизнес-центра, контроль за работой клининговой службы); оформление и мониторинг оплаты счетов от поставщиков компании, включая контроль за предоставлением закрывающих документов; обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправление ценных писем; организация обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; встреча посетителей (выяснение целей визита, вызов соответствующего контактного лица ― сотрудника компании), выдача временных пропусков сотрудникам; заказ услуги конфиденциального уничтожения бумажных носителей информации; прием внешних и внутренних телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю и сотрудникам компании; вызов специалистов при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; организационные мероприятия: встречи, прием, регистрация и необходимое обслуживание гостей, делегаций, клиентов, партнеров; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; помощь в организации и проведении внутренних, внешних мероприятий, тренингов; содействие работникам офиса в разрешении возникающих в ходе работы вопросов (в случае необходимости заполнение за сотрудника табеля учета рабочего времени, оформление авансового отчета и т. д.); ведение документов по пожарной безопасности и подписание их с работниками. Требования к кандидатам: Высшее образование или обучение на последних курсах вуза с возможностью работать полный рабочий день Наличие профильного опыта будет преимуществом Уверенный уровень владения программами пакета Microsoft Office Хорошие навыки устного общения и ведения переписки на русском и английском языках Высокие организаторские способности и внимательность Вежливость Что мы предлагаем: Достойное вознаграждение, программы поощрения сотрудников и отличный социальный пакет Разностороннее развитие: программы наставничества, техническое обучение, тренинги по совершенствованию гибких навыков, лидерские программы и получение профессиональных квалификаций Корпоративная культура, основанная на атмосфере открытости и доверия Дополнительные выходные дни в связи с болезнью или диспансеризацией