Обязанности: ведение общеорганизационного документооборота и делопроизводства, оптимизацию деятельности Общества в области делопроизводства с ведением и совершенствованием электронного документооборота; обеспечение внешнего документооборота и документооборота с компаниями Группы, реализация функции «одного окна» в Группе компаний «НСЗК»; разработка и внедрение Регламентов, Положений, Инструкций, , касающихся вопросов регистрации и иной работы с входящей и исходящей документацией, организация обучения работников Общества по направлению деятельности структурного подразделения и оказание методической помощи работникам по применению документов, касающихся документооборота Общества; координация и контроль деятельности по приему, обработке, регистрации, учету, сканированию, копированию, хранению, передаче в соответствующие структурные подразделения документов в части общеорганизационного документооборота текущего делопроизводства, их согласования и подписания; ведение унифицированных систем документации и табелей/реестров/каталогов документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации, а также поддержание актуальности информации в указанных системах/реестрах/каталогах/классификаторах; контроль согласования документов в соответствии с внутренними нормативными актами, регламентирующими сроки и порядок согласования документов, контроль правильности согласования (наличия необходимых виз согласования) к документам, передаваемым на подпись руководству; контроль своевременного рассмотрения структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, сроков исполнения документов (в том числе подготовки ответов на входящие письма/обращения/документы) и их правильного оформления, информирование руководства Общества в установленном порядке о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле; контроль сканирования и последующего размещения в корпоративной системе «1С: ДО» документов, поступивших в бумажном виде в части общеорганизационного документооборота и делопроизводства, а также внесения их в принятые в Обществе унифицированные системы учета документации; обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; ведение электронного архива, своевременная актуализацию содержащейся в нем информации; разработка и актуализация номенклатуры дел; ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Общества, в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы РФ; составление описей дел для передачи документов в архив, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; организация проведения экспертизы ценности документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения; контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; контроль обеспечения административной и организационной поддержки генерального руководства Общества, а также организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности генерального руководства Общества; контроль обеспечения работы приемной и комнат для переговоров, ведения работы с посетителями; контроль обеспечения приема делегаций, встреч с партнерами, служебных командировки работников Общества, организации travel-поддержки (заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфер, визовая поддержка); составление справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; ведение Журнала учета печатей и штампов в Обществе, контроль движения, хранения и уничтожения печатей и штампов, сбор заявок на их изготовление; достоверное составление и своевременное представление отчетности по направлению деятельности структурного подразделения для Руководства Общества, ГК «НСЗК» и для внешних пользователей. Требования: - Высшее образование. - Знание программ: Microsoft Office (Word, Excel), желательно знание «1С: Документооборот» или иной системы электронного документооборота - Опыт работы: не менее 3 лет в сфере документооборота - Коммуникабельность, внимательность, самостоятельность, инициативность. Условия: Место работы: пгт.Забайкальск, территория ТОР Забайкалье Реальные возможности карьерного и профессионального роста График работы 5/2, с 08.00 до 17.00 Питание за счет Компании, доставка на работу и с работы служебным транспортом, компенсация занятий спортом, материальная помощь. Уровень дохода обсуждается с финальным кандидатом индивидуально
Похожие вакансии