Ведущий специалист канцелярии

Обязанности: Организовывать делопроизводство и документооборот в РО ООО «Башнефть-Розница»; Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком; Организовывать работу с другими структурными подразделениями РО по направлениям деятельности канцелярии; Контролировать исполнение распорядительных и иных документов подразделениями РО ООО «Башнефть-Розница»; Организовывать и контролировать процесс приема, учета и обработки всей входящей документации, поступающей в адрес Регионального отделения ООО «Башнефть-Розница», в том числе заказных, ценных писем, факсов и телеграмм; Проверять оформление приказов, распоряжений, исходящих писем на соответствие требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» по делопроизводству; Осуществлять регистрацию входящих/исходящих документов в программе СЭД «Босс-Референт»; Осуществлять регистрацию организационно- распорядительных документов РО в программе СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив; Регистрировать приказы о направлении работников РО ООО «Башнефть-Розница» в служебные командировки программе Лексема, их отмене и/или изменение сроков командирования в СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив; Производить выгрузку из СЭД «Босс-Референт» распорядительных документов, исходящих писем и служебных записок, поступающих на рассмотрение в адрес директора РО; Осуществлять сохранность конфиденциальности проходящей служебной документации; Организовывать безбумажный документооборот в подразделениях РО ООО «Башнефть-Розница»; Обеспечивать организацию работы официального почтового ящика РО ООО «Башнефть-Розница»; Обрабатывать входящую, исходящую корреспонденцию РО; Распределять входящий поток документов по руководителям функциональных направлений РО; Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу директору РО поступающих документов; Предоставлять справочную информацию по движению входящих и исходящих документов РО; Осуществлять бронирование переговорной комнаты (видео-конференц связь), закрепленной за РО, согласно поступающим заявкам на бронирование/отмену совещаний, согласно требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница»; Осуществлять хозяйственное обслуживание совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых в административных зданиях РО ООО «Башнефть-Розница»; Осуществлять оформление протоколов по итогам совещаний у директора РО; Организовывать обеспечение работников РО ООО «Башнефть-Розница» и обслуживающего персонала аппарата управления РО ООО «Башнефть-Розница» товарно-материальными ценностями хозяйственного назначения; Осуществлять планирование и учет затрат по почтовым расходам (договоры с АО «Почта России» и курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции); Осуществлять планирование и учет затрат по административно-хозяйственным вопросам в РО (договоры по аренде офисных помещении, клининга, архивному хранению документов); Оформлять заявки на закупку и закупочную документацию по направлению деятельности, в соответствии с нормативными документами ООО «Башнефть-Розница»; Осуществлять качественную проверку документов заявок участников закупочных процедур на предмет их соответствия общим, квалификационным и техническим требованиям, установленных в закупочной документации; В случае назначения куратором договора обеспечивать предсогласование (в соответствии с ЛНД ООО «Башнефть-Розница», регламентирующим процесс администрирования договоров), согласование, заключение, подписание, сопровождение, мониторинг финансового состояния контрагента и контроль за исполнением договора по соответствующему виду деятельности»; Осуществлять кураторство договоров по аренде офисных помещений и услугам клининга (при наличии договоров); Осуществлять кураторство договоров с АО «Почта России», курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции, оказание услуг по архивному хранению документов; Осуществлять взаимодействие с операторами почтовой связи по отправке и получению корреспонденции; Принимать участие в учете движения и инвентаризации ТМЦ в части офиса РО (регионального сектора в регионах присутствия). Осуществлять контроль за качеством и оперативностью работ по техническому обслуживанию административных зданий РО ООО «Башнефть-Розница», по их текущему ремонту; контроль за деятельностью подрядных организаций, оказывающих услуги в этой области; Осуществлять организацию хозяйственного и бытового обслуживания в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты административных зданий; Проводить работу с печатями РО осуществлять контроль за их хранением; Организовывать и контролировать длительное централизованное хранение документов Архивного фонда РО ООО «Башнефть-Розница» с целью документарного и информационного обеспечения деятельности РО ООО «Башнефть-Розница», координировать процессы хранения и уничтожения архивных документов; Требования: Высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности. Стаж работы по специальности направлению делопроизводство не менее 3 лет Ведущий специалист канцелярии должен знать: Законодательство Российской Федерации в области административно-хозяйственного обеспечения; Устав ООО «Башнефть–Розница»; Приказы и распоряжения генерального директора ООО «Башнефть–Розница», его заместителей по направлениям деятельности; Политику Компании, введенную в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области противодействия корпоративному мошенничеству и вовлечению в коррупционную деятельность, Кодекс деловой и корпоративной этики НК «Роснефть», Положение Компании «Обязанности работников ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы в области промышленной и пожарной безопасности, охраны труда и окружающей среды»; Положение о структурном подразделении, настоящую должностную инструкцию; Локальные нормативные документы Компании и Группы Обществ, введенные в действие ООО «Башнефть–Розница», и локальные нормативные документы ООО «Башнефть–Розница», определяющие вопросы и принципы осуществления практической работы в области административно-хозяйственного обеспечения; Правила внутреннего трудового распорядка; Основы организации производства и управления; Основы организации труда, правила охраны труда; требования к системам управления окружающей средой и промышленной безопасности по международным стандартам; Основные требования законодательства и локальных нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды (далее – ПБОТОС) в том числе правила и нормы по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности и др.; Организационную структуру ООО «Башнефть-Розница», структуру регионального отделения (далее - РО) и его подразделений; Единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; Основы делопроизводства и порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; Правила составления материальных отчетов движения товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) и первичных документов; Правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ; Порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ; Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ; Правила проведения инвентаризации; Правила складского учета; Порядок и сроки составления отчетности. Ведущий специалист должен обладать компетенциями: Эффективно использовать и распределять имеющиеся ресурсы. Быть наставником для коллег, делится с ними опытом. Четко расставлять приоритеты при планировании работы, определять главные и второстепенные факторы. Быть ответственным, обязательным. Дорожить репутацией компании. Условия: Место работы - офис в БЦ "Бовид" График 5/2, Официальное трудоустройство по ТК РФ; "Белая" заработная плата два раза в месяц + ежемесячные премии; Расширенный соц. пакет (ДМС, санаторно-курортное лечение, оплата детских лагерей; премии и награды по результатам профессиональных и творческих конкурсов, материальная помощь в трудных жизненных ситуациях) Профессиональное обучение