Обязанности: 1. Делопроизводство и документооборот · Регистрация, учёт и контроль входящей и исходящей корреспонденции (письма, счета, договоры). · Подготовка, оформление и регистрация внутренних приказов, распоряжений и другой организационно-распорядительной документации. · Формирование и ведение номенклатуры дел, архива документов. · Контроль сроков исполнения поручений, связанных с документами. · Подготовка и контроль проведения общих собраний компании. 2. Административно-хозяйственная деятельность (АХД) · Обеспечение офиса расходными материалами (канцелярия, бумага, вода, хозтовары), контроль запасов и своевременный заказ. · Организация ремонта и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ, компьютеры) — вызов специалистов, контроль выполнения. · Взаимодействие с арендодателем (коммунальные платежи, акты, решение текущих вопросов по аренде). · Контроль исправности мебели, освещения, организация мелкого ремонта. 3. Работа с почтой и перевозками · Приём, сортировка и отправка почтовых отправлений (письма, бандероли, посылки, курьерская доставка). По необходимости. 4. Коммуникация с внешними партнёрами · Связь с арендодателями, управляющими компаниями, клининговыми службами, IT-подрядчиками, поставщиками воды, канцелярии и т.д. · Согласование времени проведения работ, подписание актов, решение оперативных вопросов. 5. Частичное сопровождение рекламы и маркетинга. По необходимости. · Контроль размещения рекламных материалов (проверка выхода макетов, мониторинг выполнения заказов подрядчиками). · Сбор и предоставление отчетов по рекламным кампаниям (скриншоты, чеки, акты). · Взаимодействие с типографиями, промо-агентствами (заказ визиток, буклетов, сувенирной продукции). 6. Прочие поручения · Выполнение личных поручений руководителя, связанных с административной поддержкой. · Организация встреч, приём гостей, заказ чая/кофе для переговоров. · Контроль чистоты и порядка в офисе (взаимодействие с клинингом). · Заказ билетов, гостиниц, трансфера (по мере необходимости). Условия: 5/2 с 9 до 18:00 официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ современный офис в Индустриальном районе работа в стабильной и развивающейся компании в дружном коллективе наставничество и плавная адаптация/ помощь на этапе адаптации внутренние программы обучения и развития насыщенная жизнь: корпоративные праздники и разного вида интересности чай\кофе машина за счет компании
Похожие вакансии